In het productieplan van je project stel je een tijdpad op waarin je benoemd wanneer bepaalde activiteiten plaatsvinden en door wie dit wordt uitgevoerd. De datum van je uitvoering neem je als uitgangspunt. Vanuit daar redeneer je terug naar de te maken stappen en de voorbereidingstijd. Maak het overzichtelijk en zet in een schema wie wat wanneer doet.
Hou rekening met de beschikbaarheid van de locatie en de medewerkers. Ook het jaargetijde en het overige culturele aanbod kunnen factoren zijn om rekening mee te houden.
Het is heel goed mogelijk dat tijdens het proces moet worden geschoven – omdat de locatie pas later beschikbaar blijkt bijvoorbeeld. Communiceer de wijzigingen helder en op tijd aan alle betrokkenen binnen dat deel van je project.
Schrijf je een subsidie-aanvraag, beschrijf dan vooral de hoofdlijnen van de productie. Een subsidiënt wil vooral kunnen inschatten of je plan en planning –om je beoogde doel te behalen (beschreven in je artistieke plan)– realistisch is. Plan liever iets ruimer i.v.m. onverwachte obstakels.
Overige onderwerpen binnen een projectplan:
Aanleiding
Artistieke visie
Doelen en doelgroep
Financiën
Organisatie
Projectbeschrijving
Publiciteit