Veelgestelde vragen

Productieleider theater, wat zijn de taken?

Algemeen
De productieleider en regisseur vormen een team wat samen een theaterproductie leidt. Zij zijn elkaars gelijken. En zolang ze dat blijven kan iedereen naar de best mogelijke voorstelling toewerken. Een theaterproductie wordt doorgaans door een stichting uitgevoerd. Productieleider en regisseur leggen samen verantwoording af aan het bestuur van die stichting. Bij meningsverschillen tussen productieleider en regisseur beslist het bestuur dan ook.

De productieleider bewaakt het budget en denkt mee in lowbudget oplossingen voor de artistieke besluiten van de regisseur. De productieleider is daarmee de tegenhanger van de regisseur. De regisseur richt zich primair op het artistieke proces. De taken van de productieleider zijn bijvoorbeeld:
-Beheren afgesproken budget (en zo nodig administratie)
-Inhuren partners (decorbouw, lichtplan, dramaturg, muzikaal leider, muzikanten) middels contracten. Ook voor de mensen die -op vrijwillige basis werken wordt een contract met afspraken opgenomen.
-Team vormen met regisseur.
-Productieplanning maken en bewaken (zie hieronder)
-Organiseren van repetitieruimtes en lokatie première 
-Organiseren van andere activiteiten als bijvoorbeeld transport en catering
-Aanspreekpunt in geval van onenigheid of andere schermutselingen. Dit betekent regelmatige aanwezigheid in het productieproces.
-Aansturen productie medewerkers, vrijwilligers of stagiaires.
-Rapportage en evaluatie aan bestuur.

De productieleider is er dus niet om de koffie te halen :) maar om een structurele en gezonde zakelijke basis te leggen en behouden voor een productie. De producties per theatergroep verschillen sterk. Niet alle genoemde taken zijn daarom perse van toepassing. 

Productieplanning
Er moet veel geregeld en voorbereid worden als je bezig gaat met het maken van een voorstelling. Het productieproces is in een aantal fases op te delen. In die fases wordt een productieplan, een actielijst en een draaiboek gebruikt. 

Fases
Voorbereidingsfase: ontwerpfase van de artistieke en zakelijke plannen (productieplan, zie hieronder) 
Realisatiefase: uitvoeringsfase van alle plannen (actielijst, zie verderop) 
Uitvoeringsfase: fase van try-out, premiere en evt. tournee (draaiboek, zie verderop) 
Evaluatiefase: afsluiting van de productie.

Inhoud productie of project plan
Een productieplan beschrijft wat gerealiseerd moet worden, en hoe en wanneer dat gaat gebeuren. Het omvat zowel het artistieke plan, het zakelijke en het pr-plan van het project. Ook subsidiegevers en sponsoren krijgen meer inzicht in het realisatieproces.
Een productieplan of projectplan bestaat in elk geval uit:
-lijst van alle medewerkers met postadressen, e-mailadressen, telefoonnummers
-data en locaties van repetities, try-outs en voorstellingen
-globale taakverdeling voor medewerkers van spel, regie, tekst, dramaturgie, licht, geluid, pr, kassa, catering etc.
-het artistieke plan (gemaakt in samenwerking met de regisseur)
-het pr-en publiciteitsplan
-het financieel plan (begroting en dekkingsplan)
Kijk hier voor het schrijven van een projectplan.

Inhoud actielijst
In een actielijst staat heel concreet welke werkzaamheden door wie op welk moment en waar uitgevoerd worden. Bij elke actie wordt een begin- en eindtijd aangegeven. Deel de lijst op per medewerker, zodat iedereen, van regisseur tot lichttechnicus, zijn eigen actieplan heeft. 
In een actieplan staan:
-naam van de medewerker;
-de actie die verricht moet worden
-beschrijving van de actieplaats voor het uitvoeren ervan
-tijdstip start van de actie
-uiterste tijdstip van afronding

Inhoud draaiboek 
Het draaiboek is een precies tijdschema voor alle medewerkers, dat alleen de dagen rond de generale repetitie, de try-outs en de opvoeringsdagen bestrijkt. In deze dagen is het belangrijk dat iedereen precies weet wanneer hij of zij waar moet zijn zodat alles soepel verloopt en er geen onnodige stress ontstaat. 
In het draaiboek staan
-tijdschema’s per dag en uur van de hele uitvoeringsfase wanneer iedereen aanwezig moet zijn
-plaats en bereikbaarheid van de locaties
-werkzaamheden die er voor, tijdens en na de voorstelling moeten gebeuren;
-eventuele gedragsregels of huisregels van de locaties.

Succes met de voorstelling!

(update april 2016)