Veelgestelde vragen

Cultuur cafe: tips & trics

Een cultuur cafe is een beproefde formule om cultuurmakers bij elkaar te brengen om elkaar te ontmoeten en te inspireren. In bijvoorbeeld Vianen, Soest, Woerden en Wijk bij Duurstede worden deze bijeenkomsten al georganiseerd.

Een cultuur cafe is bedoeld voor lokale cultuurmakers om elkaar (beter) te leren kennen, kennis uit te wisselen en nieuwe ideeen op te doen. Behalve een hapje en een drankje, is er soms ook een spreker die over een specifiek onderwerp wat komt vertellen. Bijvoorbeeld over het aanvragen van subsidies, hoe het zit met vrijwilligers of wat je kunt doen met nieuwe media. En soms zijn er ook optredens van talenten uit eigen stad of streek. ZIMIHC helpt je graag bij het vinden van geschikte sprekers.

Wil je zelf wel eens zoiets organiseren of gewoon meer weten? Lees dan onderstaande informatie.

Cultureel café
Een cultureel café kun je het beste tussen de 2 en 6 keer per jaar organiseren, afhankelijk van wat je precies wilt bereiken. Zorg in elk geval voor een leuke locatie (hoeft niet altijd dezelfde te zijn), voor een spreker of een workshop.  Laat iemand uit het culturele veld vertellen over een activiteit die hij/zij wil organiseren. Of vraag iemand van buiten de gemeente om iets te vertellen over een bijzondere activiteit om samen geïnspireerd te raken. Organiseer samen met de vrijwilligerscentrale een workshop persberichten schrijven. Of vraag iemand van de gemeente om wat over het vergunningenbeleid te vertellen.

De kosten voor een cultureel café liggen tussen de 250 en 750 euro, afhankelijk van de invulling. Meeste kosten zijn veelal te besparen op catering en lokatie. Het gaat vooral om de gezelligheid en niet om het culinaire feestje. In andere gevallen kan bijvoorbeeld worden afgesproken dat de organisaties die onderdak bieden aan het cultuur café om toerbeurt deze kosten voor hun rekening nemen.

Algemene tips
Zorg bij de organisatie van het cultureel café dat de datum voor het volgende cultureel café al bekend is dan kan men dit al in de agenda noteren. (Doe tijdens het cultureel café eventueel een oproep voor een nieuwe locatie.)

Vraag waar dat kan voor de organisatie en het programma ook hulp van zoveel mogelijk mensen. Bijvoorbeeld een presentator die de boel aan elkaar kan praten of vrijwilligers die helpen bij de catering of bij het ontwerpen van een leuke uitnodiging. Dat helpt meteen om draagvlak te creëren en mensen enthousiast te maken.

Maak een draaiboek en zorg dat van alle sprekers en mensen van de organisatie een mobiel telefoonnummer  in het draaiboek staat. Leg afspraken over tijdstip (en eventueel honorarium) via email of brief vast – dat voorkomt misverstanden. Denk aan vrijwilligers voor de catering, een technicus, sprekers, etc.

Kies voor een losse invulling, bijvoorbeeld door een handmicrofoon te gebruiken en de spreker op een barkruk te laten plaats nemen in plaats van achter een tafel.

Gebruik het informele deel om vanuit het netwerk ideeën op te doen voor nieuwe onderwerpen. Probeer mensen aan elkaar voor te stellen en stimuleer zo nieuwe contacten.

De opkomst is nooit te voorspellen en hangt af van het weer, de locatie, het programma, voetbalwedstrijden en andere zaken, elk cultureel café heeft hierin zijn eigen dynamiek. Dus geef de moed niet zomaar op! Wat helpt: persoonlijk benaderen van mensen van wie je denkt dat ze interesse hebben, bijvoorbeeld door gewoon ouderwets te bellen.

Suggesties programma cultureel café

Hieronder staan enkele suggesties die het programma van een cultureel café kunnen vormen. Kies de mix die past bij je past en die behapbaar is voor de organisatie en de locatie. Begin in elk geval eenvoudig. Natuurlijk kan er nog veel meer en hoeft niet elk cultureel café exact hetzelfde programma te hebben.

Opening en welkom
Door de organisatie, de instelling die gastheer is of een aparte presentator.

Presentatie gastheer
Organisatie die de locatie beschikbaar stelt krijgt ruimte voor een kort praatje (wat doen ze, waarom, hoe etc.)

Gemeentejournaal
Kans voor de gemeente om in het heel kort informatie te geven over bijvoorbeeld (nieuwe) subsidieregelingen kunst en cultuur of andere (nieuwe) regelingen die een groot deel van het culturele veld aan gaan. Ook kan een nieuwe ambtenaar of wethouder zich voorstellen. (Denk niet alleen aan cultuur maar bijvoorbeeld ook aan vergunningen)

Kunstkwartier
In 15 minuten worden actuele zaken besproken. Bijvoorbeeld de plannen vanuit de organisatie van het cultuur cafe (datum volgend café, voorgenomen activiteit, etc), wisselingen in de gemeenteraad of ambtelijk apparaat worden aangekondigd, successen die geboekt zijn worden gedeeld, oproepen vanuit het het veld, verbouwingsplannen of andere informatie die organisaties vooraf hebben ingebracht. Kort en bondig onder leiding van een strakke gespreksleider maar zonder voorzittershamer.

Culturele voicemail
Met de Culturele voicemail kunnen de aanwezigen uit het culturele veld mededelingen doen. Voorbeelden: “ik zoek een bolhoed voor mijn theatervoorstelling / volgende week start de workshop edelsmeden en er zijn nog plaatsen beschikbaar / de voorstelling van onze vereniging is dit jaar op 12 maart / ik ben bezig met het organiseren van een korenfestival en zoek nog koren en locaties.” Deze vorm vereist wel een goede voorzitter/presentator die de sprekers kan afkappen (of maak gebruik van een toeter of bel die strikt na max 1 minuut klinkt) zodat dit deel snel kan plaatsvinden. Antwoord op de vragen komt direct – bij langere antwoorden wordt verwezen naar het informele gedeelte.

Je kunt er voor kiezen om deze “culturele voicemail” zo laagdrempelig mogelijk te laten, mensen zijn dan vrij om wel of niet naar voren te komen.

Wil je het meer reguleren, vraag mensen dan om zich bij binnenkomst te melden als ze gebruik willen maken van de Culturele voicemail, deze lijst met namen krijgt dan de voorzitter/presentator zodat hij mensen het woord kan geven.

Cultuuragenda in progress
Organiseer je met regelmaat een cultuur cafe gebruik dit dan om de lokale culturele agenda in te vullen. Neem voor elke maand in het jaar een groot vel papier en schrijf hierop bovenaan de naam van de maand. Hang de vellen naast elkaar op. Laat de gasten zelf met viltstift hun culturele activiteit invullen. Op deze manier wordt de hoeveelheid activiteiten van een gemeente duidelijk. Door het invullen ontmoeten mensen elkaar -met viltstift in de hand-.

Deze activiteit werkt heel goed wanneer er nog weinig overzicht is over culturele activiteiten in een gemeente. Door dit element af en toe terug te laten komen maak je ook inzichtelijk dat er telkens weer nieuwe dingen ontstaan.

Discussie
Een discussie vraagt altijd om een sterke en bekwame voorzitter, als die ontbreekt is het beter om geen discussie te voeren, dat doet dan afbreuk aan het programma. En wees voorzichtig waarover de discussie gaat: bereidt als organisator bijvoorbeeld een standpunt voor (ook op papier) wat je voorlegt aan het culturele veld om dit verder aan te scherpen voordat het standpunt bijvoorbeeld met pers of gemeente gedeeld wordt.

Gastspreker
Laat iemand uit het culturele veld vertellen over een activiteit die hij/zij wil organiseren. Of vraag iemand van buiten de gemeente om iets te vertellen over een bijzondere activiteit om samen geïnspireerd te raken. Vraag iemand van de gemeente te vertellen over vergunningen, vrijwilligersverzekeringen, subsidies of nieuw beleid. Nodig bijvoorbeeld  iemand uit om te spreken over werving van fondsen of sponsoren, over de nieuwe sociale media en internet of over het werven van nieuwe leden voor een vereniging of vraag een journalist om te vertellen hoe de redactie van de lokale en/of regionale krant werkt.

Kies voor een spreker (maximaal 30 minuten met ruimte voor vragen) of voor twee sprekers die hetzelfde onderwerp vanuit verschillende invalshoeken belichten (elk maximaal 15 minuten met ruimte voor vragen).

Workshop
Organiseer (bijvoorbeeld samen met de vrijwilligerscentrale) een workshop persberichten schrijven. Laat partijen over elkaars activiteiten brainstormen om tot nieuwe inzichten te komen. Zorg voor een goede workshopleider en een ruimte waarin eventueel in kleine groepjes gewerkt kan worden.

Mini-presentatie
De minipresentatie is het leukst wanneer het een activiteit betreft die meerdere disciplines omvat en die voorbeeldstellend is voor de rest van het culturele veld. En natuurlijk kan hierin ook een interactief karakter zitten! De logistiek voor dit programmaonderdeel past niet bij elke locatie, houd daar rekening mee.

Podium act
Een Podium act kan passen bij een lokale situatie waarbij weinig podia voorhanden zijn. Of waarbij een specifieke act op zoek is naar samenwerking en graag wil laten zien wat het kan om zo een partner te vinden. Kies voor maximaal 30 minuten of 2 acts van elk 10 minuten met 5 minuten tijd voor wisseling. De logistiek voor dit programmaonderdeel past niet bij elke locatie, houd daar rekening mee.

(update april 2016)