Veelgestelde vragen

Projectplan, hoe & wat?

Wat is een projectplan?
Een projectplan is een stuk waarin je uitlegt hoe je iets wilt doen, voor wie, met wie, waarom en wanneer.

Waarom heb ik het nodig?
Je hebt een projectplan nodig als je geld wilt werven voor het uitvoeren van een festival, een voorstelling of een ander cultureel project. Het maakt niet uit of het gaat om subsidie, sponsoring, een prijsvraag of crowdfunding. Als je met je project de boer op gaat om geld of nieuwe partners te werven, zullen veel van de vragen die je krijgt al beantwoord zijn in je plan.

Projectplan versus artistieke visie
Een projectplan richt zich op een project. Een project wat voortkomt uit jouw artistieke visie. Die visie omschrijft wat je belangrijk vindt aan jouw culturele of kunstzinnige activiteiten en wat je er mee wilt bereiken. Laat die artistieke visie dan ook altijd terug komen in je projectplan: je visie vormt de bron van alles wat je doet.

Tips bij het schrijven
Houd bij het schrijven de volgende dingen in het achterhoofd:
- Probeer kort en bondig te formuleren. Probeer eerst in een regel te zeggen wat je wilt doen en licht dit dan in maximaal 500 woorden toe.
- De lezer heeft geen idee wie je bent en wat je wilt doen. Probeer je stuk te schrijven voor die lezer.
- De lezer heeft weinig tijd en moet nog 50 andere projectplannen lezen. Zorg dat je stuk eruit springt door enthousiasme, overzichtelijke informatie en heldere taal.

Indeling van een projectplan
Probeer bij het schrijven de volgende onderdelen te benoemen. Dan ben je aardig compleet. Soms kan een partner of fonds nog aanvullende vragen hebben. Meestal kun je die dan snel aan de hand van je projectplan beantwoorden.

Aanleiding
Waarom wil je je project realiseren? Las je iets in de krant of heb je een droom? Vertel de aanleiding van jouw project en leg uit waarom juist jij dit project moet doen. Past het bijvoorbeeld bij projecten die je eerder deed?

Doelen
Wat wil je precies bereiken? Voor jezelf maar ook bij het publiek? Op welke manier draagt het project bij aan je eigen ontwikkeling als kunstenaar (of als organisatie). Probeer waar dat kan je doelen meetbaar te maken (bijvoorbeeld hoeveel publiek wil je bereiken, hoe vaak wordt de voorstelling gespeeld, hoe vaak wordt er in de krant over je project geschreven?)

Resultaat
Na afloop van je project moet je kunnen laten zien of je doelen gehaald zijn. Geef dus aan hoe je je doelen gaat meten. Verzamel bijvoorbeeld de stukjes in de krant, tel je bezoekers (via kaartverkoop of anders?) of houd een enquête.

Doelgroep
Voor wie maak je het project? Hoe preciezer je bent, hoe duidelijker het is. Gaat het om studenten, ouderen, jongeren, bedrijven, buurtbewoners? Je kunt ook iets zeggen over opleidingsniveau, culturele achtergrond, geslacht of beroep.

Publiciteitsplan
Op welke manier maak je je project bekend aan anderen? Op welke manier probeer je je doelgroep te bereiken? Je publiciteitsplan kan ook een apart onderdeel zijn van je totale projectplan. Soms is het handig om het publiciteitsplan door iemand anders te laten schrijven die ervaring heeft met publiciteit. In het publiciteitsplan neem je op welk publiek je wilt bereiken en welke middelen en mediakanalen je hiervoor gebruikt.

Projectbeschrijving
In de projectbeschrijving geef je een inhoudelijke omschrijving van jouw kunstproject. Waar gaat je project precies over? Welke discipline is het? Welke tekst kies je en welke materialen of instrumenten gebruik je? Op welke locatie vindt het project plaats?

Fasering
Leg uit hoe je het project organisatorisch vorm gaat geven. Waar en wanneer vindt het project plaats? Hoe vaak en waar kan het publiek jouw project zien? Zijn er repetities, atelierdagen of opnamedagen gepland? Van welke faciliteiten maak je gebruik? Geef aan in welke fasen jouw project gerealiseerd wordt.

Medewerkers
Beschrijf welke mensen het project gaan uitvoeren en wat hun achtergrond, motivatie, ervaring en opleiding is. Naast artistiek betrokkenen noem je ook de medewerkers die zich bemoeien met productie, publiciteit, techniek en andere organisatorische zaken.

Samenwerkingspartners
Werk je voor de realisering van het project samen met andere stichtingen en verenigingen? Of met scholen, gemeenten, buurthuizen enzovoort? Beschrijf dan wat de taakverdeling is en hoe er wordt samengewerkt.

De organisatie
Vertel hoe de stichting of vereniging is georganiseerd. Hoe zit de structuur van je organisatie in elkaar? Wie zijn inhoudelijk en organisatorisch betrokken en wie vormen het bestuur? Wat zijn de doelen van jouw organisatie?

Begroting en dekkingsplan
Het is belangrijk dat een projectplan een realistische begroting bevat. Welke kosten moet je maken om het project te realiseren? Zet deze inschattingen netjes onder elkaar. Weet je niet wat iets kost? Vraag dan alvast een (vrijblijvende) offerte op.
Kosten moeten natuurlijk worden gedekt. In een dekkingsplan leg je uit wat je inkomsten zijn.

Positie
Vat kort en krachtig samen wat het kunstproject bijzonder maakt. Wat maakt jouw kunstproject anders dan projecten die al bestaan? Wat is het unieke, vernieuwende of inspirerende? Wat is de bijdrage van jouw project aan de stad, wijk of straat?

Een hele lijst, maar je projectplan hoeft geen boekwerk te worden.... Succes!

Hulp nodig?
ZIMIHC Maatwerk bied je de mogelijkheid om een deskundige te laten kijken naar je projectplan en feedback te krijgen. Zo maak je meer kans op een succesvol projectplan.
Je kunt kiezen voor een BASIS of een EXTRA variant.

(update april 2016)